Zusammenarbeit
Externe IP-Paralegal-Unterstützung: Wer übernimmt welche Aufgabe?
So werden administrative Unterstützung, anwaltliche Entscheidung und interne Verantwortung im Alltag klar voneinander abgegrenzt.
Externe Unterstützung entlastet ein IP-Team nur, wenn Aufgaben tatsächlich übergeben werden können. Eine zusätzliche Person mit einem Postfachzugang löst noch nicht die Frage, wer eine Unklarheit entscheidet, wer ein Ergebnis freigibt und wer den nächsten Schritt überwacht.
Eine einfache Zuständigkeitsvereinbarung schafft dafür eine Grundlage. Sie beschreibt konkrete Arbeitsschritte, Ergebnisse und Übergabepunkte. Der folgende Vorschlag betrifft die organisatorische Zusammenarbeit. Rechtliche Bewertungen, Strategie und die jeweils erforderliche anwaltliche Freigabe bleiben bei den dafür verantwortlichen Personen.
1. Eine abgrenzbare Aufgabe statt eines unbestimmten Hilfsauftrags
„Unterstützung in Patentsachen“ beschreibt ein Arbeitsgebiet, aber noch keinen ausführbaren Auftrag. Präziser wäre: eingehende Unterlagen einem Vorgang zuordnen, die genannten Anlagen mit dem Bestand vergleichen und fehlende Dokumente in einer Rückfragenliste ausweisen. Damit sind Ausgangsmaterial, Handlung und erwartetes Ergebnis erkennbar.
Beschreiben Sie außerdem, was außerhalb des Auftrags liegt. Soll die Unterstützung nur vorbereiten oder nach dokumentierter Freigabe auch einen weiteren Schritt ausführen? Wer kommuniziert mit dem zuständigen Anwalt, wer mit anderen Beteiligten? Diese Abgrenzung schützt die Arbeitsfähigkeit: Nicht jede kleine Rückfrage muss neu verhandelt werden, und eine sachliche Entscheidung wird nicht versehentlich delegiert.
2. Die Übergabepunkte in einer kleinen Matrix festhalten
| Arbeitsschritt | Administrative Unterstützung | Benannte verantwortliche Stelle |
|---|---|---|
| Auftrag annehmen | Unterlagen und Verständlichkeit prüfen | Umfang, Priorität und Anweisung bestätigen |
| Unterlagen vorbereiten | Daten zuordnen, Versionen kennzeichnen, Lücken melden | Inhaltliche Fragen entscheiden |
| Freigabe einholen | Bestimmten Stand zur Prüfung vorlegen | Freigabe erteilen oder Änderungen anweisen |
| Vereinbarte Ausführung | Nur im zugewiesenen Umfang und mit passenden Rechten handeln | Berechtigung und Zuständigkeit festlegen |
| Abschluss dokumentieren | Belege zuordnen und Restpunkte ausweisen | Ergebnis übernehmen und Folgeaufgaben zuweisen |
Die Matrix ist ein Organisationsvorschlag, keine Aussage darüber, welche Tätigkeit in jedem Land von wem ausgeübt werden darf. Legen Sie für den konkreten Auftrag fest, welche rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen gelten. Benennen Sie Personen oder Rollen so eindeutig, dass auch während einer Abwesenheit klar ist, wohin eine Rückfrage geht.
3. Zugriff, Bearbeitung und Freigabe getrennt betrachten
Wer eine Akte lesen kann, soll deshalb nicht automatisch alles darin ändern oder nach außen versenden. Richten Sie Zugriffe nach der vereinbarten Aufgabe ein. Prüfen Sie anhand eines passenden Testvorgangs, ob benötigte Unterlagen erreichbar sind und Ergebnisse am richtigen Ort gespeichert werden können. Ein erfolgreicher Login allein beantwortet diese Fragen nicht.
Als konkretes Beispiel erläutert das EPA bei Anträgen in MyEPO, dass berechtigte Unterstützungskräfte Anträge vorbereiten und ordnungsgemäß signierte Anträge übermitteln können. Die erforderliche Signatur des zuständigen Vertreters beziehungsweise der selbst vertretenen Partei bleibt davon getrennt.
Halten Sie für Ihre Zusammenarbeit fest, wer Zugriffe einrichtet und bei einem Rollenwechsel beendet. Nutzen Sie die vorgesehenen persönlichen Zugänge; das Teilen eines fremden Kontos ist keine Zuständigkeitsregel. Ein neuer externer Zugang sollte zudem nicht voraussetzen, dass vertrauliche Unterlagen in eine zusätzliche, nicht vereinbarte Ablage kopiert werden.
4. Einen verlässlichen Weg für offene Punkte vereinbaren
Vereinbaren Sie einen Hauptansprechpartner, eine Vertretung und den Weg für dringende Rückfragen. Eine offene Frage braucht einen beschriebenen Sachverhalt und eine benötigte Entscheidung. Halten Sie den Vorgang als „wartet auf Entscheidung“ sichtbar, statt ihn aus der Arbeitsliste verschwinden zu lassen. Bei zeitkritischen Aufgaben gilt die vereinbarte Eskalation; Schweigen ist keine Freigabe.
Ein kurzer regelmäßiger Abgleich kann sich auf Ausnahmen konzentrieren: fehlende Unterlagen, ausstehende Freigaben und unklare Folgeaufgaben. Eine parallele vollständige Aktenliste in jeder E-Mail erzeugt dagegen zusätzliche Versionen. Verweisen Sie auf den vereinbarten Arbeitsbestand und halten Sie dort den aktuellen Stand fest.
5. Vorher definieren, wann die Aufgabe abgeschlossen ist
„Erledigt“ sollte ein überprüfbares Ergebnis bezeichnen. Bei einer Vorbereitung können das ein bezeichnetes Dokumentenpaket und eine dokumentierte Übergabe sein. Bei einer beauftragten Einreichung kommen die entsprechenden Ausführungsbelege hinzu. Offene Folgeaufgaben werden ausdrücklich weitergegeben und nicht durch den Abschluss des vorherigen Schritts verdeckt.
- Aufgabe, Ausgangsmaterial und erwartetes Ergebnis sind beschrieben.
- Entscheidungen und Freigaben haben benannte Verantwortliche.
- Vertretung und Eskalationsweg sind vereinbart.
- Zugriffe passen zum tatsächlichen Arbeitsumfang.
- Anweisungen, Rückfragen und Entscheidungen bleiben am Vorgang auffindbar.
- Der Abschluss umfasst einen Ergebnisnachweis und sichtbare Restpunkte.
- Das Ende der Zusammenarbeit beinhaltet Übergabe und Zugriffsprüfung.
Für den Einstieg eignet sich eine überschaubare, klar abgegrenzte Aufgabe. Daran lässt sich prüfen, ob Anweisungen verständlich, Rückfragen gezielt und Ergebnisse für das interne Team nutzbar sind. Erst anschließend wird entschieden, welche weiteren Abläufe sinnvoll übergeben werden können.
Quellen und weiterführende Hinweise
Häufige Fragen
- Übernimmt externe Unterstützung automatisch die anwaltliche Verantwortung?
- Nein. Der vereinbarte administrative Auftrag ersetzt weder rechtliche Entscheidungen noch die erforderlichen Freigaben. Die Zuständigkeiten müssen für die konkrete Zusammenarbeit festgelegt werden.
- Braucht man dafür eine neue Kanzleisoftware?
- Nicht zwingend. Aufgaben, Freigaben und Ergebnisse können in der vorhandenen Arbeitsumgebung organisiert werden, sofern Zugriffe und Ablage für den vereinbarten Ablauf geeignet sind.
- Womit lässt sich die Zusammenarbeit sinnvoll beginnen?
- Mit einer einzelnen abgegrenzten Aufgabe und einem klar beschriebenen Ergebnis. Danach können beide Seiten prüfen, ob Übergabe, Rückfragen, Dokumentation und Vertretung funktionieren, bevor der Umfang wächst.